Forvaltningsafgørelser – formalia

Hvad er partshøring?
Når kommunen træffer en afgørelse, der vedrører dig personligt, er partshøring din chance for, at give din opfattelse af sagens omstændigheder til kende.  

Du har mulighed for at sætte dig ind i de oplysninger, som lægges til grund i sagen og for at komme med en udtalelse herom. Kommunen har pligt til at foretage partshøring, når du er part i sagen, hvis det må antages, at du ikke ved, at de konkrete oplysninger vil få betydning for afgørelsen. Denne pligt fremgår af Forvaltningslovens § 19.

Du vil altid være part, hvis sagen drejer sig om et eventuelt forbud eller påbud for dig, eller hvis sagen er en behandling af din ansøgning. Hvis kommunen for eksempel skal afgøre, om du er berettiget til diverse sociale ydelser, er du altså part i sagen og har ret til at blive partshørt.

 

Partshøring på skrift

Partshøring kan med fordel ske skriftligt. Ved at afgive din forklaring om sagens omstændigheder på skrift, er du sikker på, at du får dine pointer igennem, og du står stærkere bevismæssigt. Skriftlig partshøring har også den fordel, at du får bedre lejlighed til, at undersøge de oplysninger myndighederne fremlægger og i højere grad at overveje dine kommentarer hertil.

Hertil har Folketingets Ombudsmand, til en sag om socialt bedrageri, udtalt, at kommunen har pligt til, at foretage partshøringen skriftligt når der foreligger et omfattende oplysningsgrundlag, så borgeren får et tilstrækkeligt grundlag for at kunne kommentere oplysningerne. Det vil sige, at skriftlig partshøring faktisk er udgangspunktet i sager om socialt bedrageri

Tavshedspligt

Når de offentlige myndigheder behandler oplysninger om dig, har de tavshedspligt. De almindelige bestemmelser om tavshedspligt findes i Straffelovens § 152 og Forvaltningslovens § 27. Efter straffeloven straffes den, som har offentlig tjeneste eller hverv, og som uberettiget videregiver eller udnytter fortrolige oplysninger, som vedkommende har fået kendskab til i kraft af sit hverv.

Efter forvaltningsloven gælder der tavshedspligt, når det er nødvendigt, at varetage væsentlige hensyn bl.a. til enkeltpersoners interesse i at beskytte oplysninger om deres personlige forhold, herunder økonomiske forhold.

Oplysninger, som i forvejen er offentligt tilgængelige, f.eks. oplysninger i Folkeregisteret og tingbogen, vil normalt ikke være fortrolige. Det er karakteristisk for ikke-fortrolige oplysninger, at der normalt kan gives aktindsigt for enhver i henhold til offentlighedsloven.

Forvaltningsloven sætter nærmere grænser for offentlige myndigheders adgang til at udveksle oplysninger om borgerne. Særligt følsomme oplysninger kan kun videregives til anden myndighed med samtykke, når det er bestemt i loven eller til varetagelse af meget afgørende offentlige eller private interesser. Øvrige fortrolige oplysninger kan videregives, når de er af væsentlig betydning for en anden myndighed.

Krav om saglig forvaltning

Når kommunen behandler din sag, har de pligt til at inddrage alle relevante hensyn. Det betyder, at også de forhold, der kommer dig til gode, skal indgå i afgørelsen. Tilsvarende må usaglige hensyn ikke inddrages. Det vil sige, at der f.eks. ikke må inddrages private hensyn, hvilket er tilfældet, hvis en sagsbehandler tager hensyn til egne eller andres økonomiske interesser. Politiske hensyn er ligeledes usaglige, ligesom hensyn til hudfarve, religion eller seksualitet selvsagt også er det.

Objektivitetsprincippet

Når kommunen eller andre offentlige myndigheder træffer afgørelser, der vedrører dig, skal forvaltningen handle i henhold til objektivitetsprincippet.

Dette princip indebærer, at ansvaret for, at alle nødvendige oplysninger foreligger, og at nødvendige undersøgelser foretages som hovedregel påhviler forvaltningen. Dette er ikke nødvendigvis det samme som, at forvaltningen selv rent faktisk skal fremskaffe de relevante oplysninger, ofte vil dette påhvile borgeren, fx. hvis denne er den eneste, der ligger inde med oplysningerne. Princippet medfører dog, at forvaltningen er forpligtet til aktivt at sikre, at relevante oplysninger indsamles og kontrolleres, med henblik på at sikre, at der træffes den materielt rigtige afgørelse.

Notatpligt

Når kommunen mundtligt modtager oplysninger, som skal bruges i din sag, eller hvis de foretager observationer, skal disse oplysninger noteres. Dette fremgår af Offentlighedslovens § 6. Notatpligten sikrer, at du har mulighed for at se, hvilke oplysninger kommunen har, selvom de ikke har modtaget dem skriftligt.

Ingen "tommelfingreregler"

Når kommunen eller andre offentlige myndigheder træffer afgørelser, der vedrører dig, må de ikke træffe afgørelser ved hjælp af ”tommelfingerregler”.

De afgørelser forvaltningen træffer, skal være i overensstemmelse med lovgivningen. I nogle tilfælde nævner lovgivningen præcise og objektive kriterier for at træffe afgørelserne, men ofte er det sådan, at forvaltningen skal træffe sine afgørelser ud fra et skøn.

Et skøn betyder, at forvaltningen skal bedømme hver enkelt sag helt individuelt og foretage en afvejning af en række af hensyn, for at nå frem til hvilken afgørelse, der vil være den mest rigtige at træffe.

I de tilfælde, hvor lovgivningen lægger op til, at forvaltningen foretager sådan et skøn, må forvaltningen ikke begynde at træffe afgørelserne på automatisk vis ud fra tommelfingerregler.

Forvaltningen skal altid foretage en individuel, konkret vurdering og må således ikke f.eks. bare skimme en sag, for så at kategorisere den blandt andre sager og så træffe den samme afgørelse, som forvaltningen har truffet i disse.

Forvaltningen skal altid vurdere hele sagen og alle de oplysninger, der er relevante i den, før den træffer en afgørelse i den.

Forvaltningsmyndigheden må dog gerne lave generelle regler til internt brug, der siger noget om, hvilke hensyn, der skal vægtes og hvor meget, når forvaltningen foretager skønnet, så længe forvaltningsmyndigheden stadig vurderer hver enkelt sag og så længe, der stadig sker en afvejning af flere hensyn i hver enkelt sag.

Afgørelsen må ikke have uforholdsmæssigt store konsekvenser ift. formålet

Når kommunen eller andre offentlige myndigheder træffer afgørelser, der vedrører dig, må forvaltningen ikke beslutte noget, som har konsekvenser, der ikke er af en passende størrelse ift. formålet med beslutningen

Dvs. at forvaltningen kun må træffe en afgørelse med store konsekvenser for dig, hvis begrundelsen for at forvaltningen træffer afgørelsen, også er meget stærk.

Jo større konsekvenser, beslutningen har for dig, desto mere klar og tydelig skal begrundelsen for beslutningen være.

Afgørelsen skal være egnet til at opfylde formålet

Når kommunen eller andre offentlige myndigheder træffer afgørelser, der vedrører dig, må der ikke besluttes noget, som har konsekvenser for dig, der ikke er af en passende størrelse ift. formålet med beslutningen.

Dvs. at forvaltningen kun må træffe en afgørelse med store konsekvenser for borgeren, hvis begrundelsen for at forvaltningen træffer afgørelsen, også er meget stærk. Desto større konsekvenser, beslutningen har for borgeren, desto mere klar og tydelig skalbegrundelsen for beslutningen være.

Du har pligt til at afgive oplysninger

Kommunen kan træffe en forkert afgørelse i din sag, hvis ikke den har de rette oplysninger at træffe afgørelsen ud fra. Derfor er det også i din egen interesse at hjælpe kommunen med at skaffe de nødvendige oplysninger.

Hvis du søger om hjælp fra kommunen eller allerede modtager hjælp (i form af økonomiske ydelser eller service), kan kommunen bede dig om at oplyse om de forhold, der er nødvendige for at få afklaret, hvorvidt du er berettiget til hjælpen eller hvor meget hjælp, du er berettiget til.

Kommunen kan også bede dig om at blive undersøgt af en læge, indlagt til observation eller behandling, som led i kommunens behandling af din sag.

Hvis du ikke vil hjælpe kommunen med at få disse oplysninger frem, skal kommunen behandle din sag ud fra det grundlag, den har uden disse oplysninger – også selv om det betyder, at du ikke kan få den hjælp, du modtager eller ansøger om

Hvad sker der hvis du ikke giver tilladelse til indhentelse af oplysninger?

Hvis du ikke giver tilladelse til, at myndigheden kan indhente de oplysninger, der er nødvendige for at behandle din sag, skal myndigheden behandle din sag ud fra det grundlag man har. Det kan betyde, at myndigheden vurderer, at du ikke (længere) er berettiget til den hjælp du søger om (eller modtager).

Kommunens pligt til at informere dig om disse regler

Den myndighed, der skal træffe afgørelse i din sag, har pligt til at give dig skriftlig besked om:

  • Hvilke oplysninger, myndigheden har ret til at indhente om dig uden din tilladelse, når du ansøger om hjælp fra myndigheden.
  • Hvad det kan have af betydning for afgørelsen i din sag, hvis du ikke hjælper myndigheden med at få de oplysninger, der er nødvendige for at træffe afgørelse i din sag.
  • Hvilke typer af ændringer i dine forhold, der kan have betydning for, hvorvidt du er berettiget.
  • Muligheden for, at du kan blive bedt om at betale de økonomiske ydelser, du tidligere har modtaget fra myndigheden, tilbage til myndigheden.
  • Muligheden for at du kan blive tiltalt efter Straffelovens § 289a eller efter Retssikkerhedslovens § 12b, for ikke at have oplyst om ændringer i de forhold, der har betydning for, hvorvidt du er berettiget til at modtage den hjælp, du modtager.
Ret til skriftlig begrundelse af afgørelsen

Når kommunen har truffet en afgørelse, der vedrører dig, skal du meddeles, hvad resultatet er. Det vil som regel ske skriftligt, men kan også ske mundtligt. Uanset om du meddeles afgørelsen mundtligt eller skriftligt, har du krav på en begrundelse, med mindre du får 100% medhold.

Ved en mundtlig meddelelse af afgørelsen, skal du inden 14 dage anmode om en skriftlig begrundelse, hvis du ønsker det.

Begrundelsen skal forklare, hvorfor afgørelsen faldt ud som den gjorde. Der skal henvises til de retsregler, der er lagt til grund herfor, og hvis kommunen ved afgørelsen har udøvet et skøn, skal det angives, hvilke hovedhensyn der har været afgørende. Det skal også fremgå af begrundelsen, hvilke faktiske omstændigheder afgørelsen er truffet på baggrund af. Reglerne om myndighedernes begrundelsespligt fremgår af Forvaltningslovens §§ 22-24.

Bisidder eller repræsentant

Du kan altid vælge at tage en bisidder med til dine møder med myndighederne. En bisidder er en person, der hjælper dig med at forstå- og som kan vejlede dig i forhold til sagen. Bisidderen kan være en pårørende såvel som en ven eller bekendt. Der findes også flere frivillige organisationer, som tilbyder at fungere som bisidder. En bisidder kan være en stor hjælp, fordi vedkommende ikke er involveret i sagen, og derfor bedre kan holde hovedet koldt. Endvidere kan det være rart, at der er ”to sæt ører” til at lytte til, hvad der bliver sagt.

En anden mulighed er at lade en anden repræsentere dig ved møderne, så du ikke selv behøver at være til stede. En repræsentant kan udtale sig på dine vegne og håndtere kontakten til kommunen. Kommunen kan dog kræve, at du medvirker personligt, hvis det er vigtigt for sagen.

En repræsentant kan, ligesom en bisidder, være en pårørende, ven eller bekendt, såvel som en advokat, revisor eller lignende. For at repræsentanten kan handle på dine vegne, skal du give vedkommende fuldmagt hertil. Kommunen afgør i det enkelte tilfælde, om det er nødvendigt at fremvise en skriftlig fuldmagt, men de kan kræve det, hvis repræsentanten skal kunne virke uden at du er til stede. Muligheden for at lade sig repræsentere fremgår af Forvaltningslovens § 8.

God forvaltningsskik

Når kommunen eller andre offentlige myndigheder træffer afgørelser, der vedrører dig, skal forvaltningen handle i henhold til god forvaltningsskik. Dette indebærer, at de skal kommunikere høfligt og letforståeligt, og behandle din sag inden for rimelig tid. Disse kriterier er dog forholdsvist uhåndgribelige, og det kan derfor være svært at afgøre, om de er overholdt.

Vejledningspligt

Hvis du retter henvendelse til din kommune med spørgsmål, skal kommunen i fornødent omfang yde vejledning og bistand til. Baggrunden herfor er, at det skal undgås, at en borger på grund af fejl, uvidenhed eller misforståelser mister adgang til rettigheder denne måske har.

Kommunen har efter vejledningspligten pligt til at rådgive og vejlede, herunder henvise til den rigtige myndighed. Kommunen skal ikke kun være opmærksom på mulighederne for hjælp efter den sociale lovgivning; i mange tilfælde kan det være relevant at pege på muligheder i andre lovgivninger eller andre dele af den kommunale forvaltning. Kommunen skal ikke kun rådgive og vejlede om regler og tilbud, når du beder om det, men også på eget initiativ.

Rådgivning og vejledning er en social ydelse, som kan ydes enten alene eller sammen med anden hjælp. Der kan derfor klages over afslag på rådgivning og vejledning, jf. afsnittet ovenfor om klageret.

Hvis kommunens vejledning viser sig at have været forkert eller mangelfuld, og du lider et økonomisk tab som følge af kommunens fejl, kan kommunen i nogle tilfælde være erstatningspligtig.

Saglige og objektive begrundelser

Når kommunen eller andre offentlige myndigheder træffer afgørelser, der vedrører dig, må man ikke bruge usaglige, men kun saglige og objektive begrundelser for at træffe afgørelsen

Hensyn, som ofte vil være usaglige og som forvaltningen derfor ikke må træffe afgørelser ud fra, kan for eksempel være:

  • Hensyn til egne eller andres private interesser
  • Hensyn til om borgeren er medlem af en fagforening og hvilken
  • Hensyn til det offentliges udgifter, med mindre det gælder budgetbeslutninger eller afgørelser indenfor forretningsmæssige områder. Hensyn til ”værdispild”/spild af økonomiske og administrative ressourcer kan også være relevant og sagligt i nogle tilfælde.
  • Hensyn til, hvad der vil være lettest for forvaltningen, når den skal træffe afgørelse i din sag (forvaltningen vælger den letteste procedure i stedet for den, der er korrekt at følge), eller tilfælde, hvor forvaltningen med vilje trækker tiden ud med et bestemt mål for øje
  • Hensyn, som det ikke er den pågældende forvaltningsmyndigheds opgave at varetage (som udgangspunkt)
  • Hensyn, som det ikke er den pågældende afdelings opgave at varetage, men som skal varetages af en anden afdeling indenfor samme forvaltningsmyndighed (som udgangspunkt).

Hensyn, som oftest vil være saglige og som forvaltningen derfor gerne må træffe afgørelser ud fra: 

  • Hensyn til borgerens retsbeskyttelse, dvs. hensynet til de forventninger, borgeren har været i sin gode ret til at have
  • Hensyn til menneskerettighederne og Grundlovens frihedsrettigheder
  • Hensyn til at undgå værdispild, dvs. at hensyn til at undgå at en værdi, der allerede er opbygget/eksisterer skal ”ødelægges” eller gå til spilde
  • Hensyn til at lovgivningen gøres gældende (”håndhæves”) overfor borgerne
  • Hensyn til at en afgørelse ikke må kunne danne uønsket præcedens – men begrundelsen skal stadig være saglig i øvrigt
  • Når kommunen træffer en afgørelse, vejer den adskillige hensyn op mod hinanden. Begrundelsen for afgørelsen i din sag, hviler derfor typisk på flere hensyn.
  • Lige sager behandles lige

Forvaltningen skal behandle sager, der i overvejende grad ligner hinanden, på den retsligt samme måde, dvs. at afgørelserne bør være ens, hvis sagerne i øvrigt er ens.

I to lignende sager kan der kun træffes forskellige afgørelser, hvis saglige hensyn taler for, at man skal træffe forskellige afgørelser.

Hvis forvaltningen plejer at træffe afgørelser i en bestemt slags sager ud fra en bestemt måde eller ud fra bestemte hensyn, må forvaltningen ikke pludselig ændre denne praksis i din sag, for så behandles alle sagerne ikke på lige vilkår.

Den "mindste" afgørelse skal anvendes

Når kommunen eller andre offentlige myndigheder træffer afgørelser, der vedrører dig, må man ikke beslutte noget, som har større konsekvenser for dig, end det behøves at have, for at kunne opfylde det samme formål.

Dvs. at den afgørelse, som forvaltningen træffer i din sag, skal være nødvendig og tilstrækkelig for at kunne opnå det formål, der ligger bag afgørelsen, men at den heller ikke må være mere end det.

Kommunens metoder skal passe i forholdet/være proportionelle med formålet med undersøgelsen

Når kommunen eller andre offentlige myndigheder skal undersøge din sag for at kunne træffe en afgørelser, må kommunen ikke bruge midler eller metoder når de undersøger din sag, der er ude af proportioner med formålet hermed.

Forvaltningen må kun bruge undersøgelsesmetoder, der er af indgribende karakter overfor dig, hvis selve formålet med undersøgelsen berettiger til det.

For eksempel er det ikke tilladt at bruge de såkaldte “bilobs” i forbindelse med kontrolsager om enlige forsørgere. Det er med andre ord for indgribende overfor borgeren, at en kommune observerer vedkommendes bopæl, alene med det formål at undersøge om vedkommende er enlig forsørger.

Kommunen har pligt til at indhente relevante oplysninger

Når kommunen eller andre offentlige myndigheder træffer afgørelser, der vedrører dig, har den myndighed, som skal træffe afgørelse i din sag, ansvaret for, at skaffe nok oplysninger til at kunne træffe en korrekt afgørelse.

Hvornår myndigheden har skaffet sig nok oplysninger beror på en konkret vurdering, som myndigheden selv foretager.

Myndigheden kan uden din tilladelse indhente oplysninger om dine økonomiske forhold. Det kan den ved behandlingen af din sag, eller hvis myndigheden foretager generel kontrol med den hjælp, borgerne modtager.

Oplysningerne om dine økonomiske forhold kan myndigheden hente fra: 

  • Andre offentlige myndigheder 
  • Din ægtefælle eller samlever 
  • Fra arbejdsløshedskasser 
  • De samme oplysninger kan den indhente fra andre medlemmer af din husstand

Myndigheden har herefter ret til at sammenkøre disse oplysninger, hvis det er nødvendigt for at myndigheden kan kontrollere, om du er berettiget til den hjælp, du modtager.

En anden kommune end den, du bor i, kan også indhente disse oplysninger.

Kommunalbestyrelsen, som har ansvaret for kommunens varetagelse af opgaverne på det sociale område, kan også uden din tilladelse forlange at få oplysninger om dine forhold, hvis de er nødvendige, fra pengeinstitutter og arbejdsgivere, hvis kommunalbestyrelsen foretager stikprøvekontrol af pensionisters indkomst – og formueforhold.

Oplysninger om dine økonomiske forhold kan kommunen også få en tidsbegrænset adgang til, via indkomstregistret, hvis de står opregnet heri.

Kommunen har endvidere tilladelse til at møde uanmeldt op på arbejdssteder og i virksomheder for at kontrollere, om de oplysninger, de har om løn- og arbejdsforhold for de borgere, som modtager økonomiske ydelser fra kommunen, er korrekte. Kun den kommune, som virksomheden ligger i, kan indtil videre foretage denne kontrol, og kommunen kan ikke foretage nogen lignende kontrol i private hjem uden en retskendelse.

Du kan give tilladelse til at kommunen kan indhente oplysninger

Myndigheden, der skal træffe afgørelse i din sag, skal som udgangspunkt have din tilladelse (dit samtykke) til at indhente oplysninger om dig.

Får myndigheden det, kan den forlange at få de oplysninger om dig, der er nødvendige for at kunne træffe en afgørelse, fra disse kilder: 

  • Andre offentlige myndigheder 
  • Uddannelsesinstitutioner
  • Sygehuse 
  • Læger
  • Psykologer
  • Andet autoriseret sundhedspersonale
  • Arbejdsløshedskasser
  • Pengeinstitutter
  • Arbejdsgivere  
  • Private der udfører opgaver for det offentlige

Disse oplysninger kan være af fortrolig karakter og omhandle rent private forhold og myndigheden kan også forlange at få udleveret udskrifter af dine læge -og sygehusjournaler.

Sager, hvor kommunen ikke har pligt til at få din tilladelse, før den indhenter oplysninger om dig

Kravet om at myndigheden skal have din tilladelse, før den indhenter oplysninger om dig, gælder ikke, hvis din sag handler om:

  • Førtidspension
  • Frakendelse af førtidspension
  • Tilbagebetaling af sociale ydelser
  • Mellemkommunal refusion
  • Særlig støtte til børn og unge.

Selv om myndigheden har ret til at indhente oplysninger om dig uden din tilladelse i disse sager, har myndigheden som udgangspunkt alligevel pligt til at forsøge at få din tilladelse til at indhente dem.

Oplysninger om dine økonomiske forhold

Myndigheden kan uden din tilladelse indhente oplysninger om dine økonomiske forhold. Det kan den ved behandlingen af din sag, eller hvis myndigheden foretager generel kontrol med den ydelse, du modtager.

Oplysningerne om dine økonomiske forhold kan myndigheden hente fra: 

  • Andre offentlige myndigheder
  • Din ægtefælle eller samlever
  • Fra arbejdsløshedskasser
  • De samme oplysninger kan den indhente fra andre medlemmer af din husstand

Kommunen har herefter ret til at sammenkøre disse oplysninger, hvis det er nødvendigt for at det kan kontrolleres, om du er berettiget til den hjælp, du modtager.

En anden kommune end den, du bor i, kan også indhente disse oplysninger.

Kommunalbestyrelsen, som har ansvaret for kommunens varetagelse af opgaverne på det sociale område, kan også uden din tilladelse forlange at få oplysninger om dine forhold, hvis de er nødvendige, fra pengeinstitutter og arbejdsgivere, hvis kommunalbestyrelsen foretager stikprøvekontrol af pensionisters indkomst – og formueforhold.

Oplysninger om dine økonomiske forhold kan kommunen også få en tidsbegrænset adgang til, via. indkomstregistret, hvis de står opregnet heri.

Møde uanmeldt op på arbejdssteder og i virksomheder

Kommunen har endvidere tilladelse til at møde uanmeldt op på arbejdssteder og i virksomheder for at kontrollere, om de oplysninger, de har om løn- og arbejdsforhold for de borgere, som modtager økonomiske ydelser fra kommunen, er korrekte. Kun den kommune, som virksomheden ligger i, kan indtil videre foretage denne kontrol, og kommunen kan ikke foretage nogen lignende kontrol i private hjem uden en retskendelse

Du har pligt til at oplyse ændringer

Hvis du modtager økonomisk hjælp fra kommunen, har du pligt til at oplyse kommunen om det, hvis de forhold, der har betydning for, hvorvidt du er berettiget til hjælpen, ændrer sig.

Hvis ikke du gør det, kan du blive tiltalt efter Straffelovens § 289a eller Retssikkerhedslovens § 12b.

Efter sidstnævnte kan du idømmes bøde, medmindre du kan dømmes efter straffeloven, hvis du har fremkaldt, forstærket eller udnyttet en misopfattelse, som kommunen har haft af dine forhold ved at give kommunen forkerte eller vildledende oplysninger eller ved at undlade at give kommunen oplysninger om de forhold, der har betydning for, hvorvidt du er berettiget til at modtage den hjælp, du får fra kommunen.